1: Zet naast een communicatiemiddelenmix ook een luistermix in
Bij verandertrajecten is luisteren naar wat er speelt altijd een voorwaarde voor goede communicatie. Maar nu helemaal, omdat je er meer moeite voor moet doen. Je mist bijvoorbeeld de praatjes bij het koffiezetapparaat die normaal zoveel opleveren. Het luisteren moet je dus inrichten. Zorg voor een luistermix met middelen die maakt dat je voldoende voeling hebt met wat er in de organisatie speelt. Organiseer bijvoorbeeld online inlooplunches met directeuren. Iedereen die wil, kan inloggen en meeluisteren of meepraten. Laat leidinggevenden koffiemomenten inplannen om in te checken bij het team. Wat speelt er bij de medewerkers, welke vragen, onzekerheden of ideeën leven er? Stel specifieke vragen in online brainstorms en verzamel de reacties. En zorg voor een extra moderator die let op non-verbale communicatie bij de collega’s.
2: Ontrafel de weerstand en pas daar je communicatie-aanpak op aan
Organisatieveranderingen hebben grote impact op mensen, het raakt ze vaak direct. Als er binnen een organisatie veel verandert, zal je naast hernieuwde energie te maken krijgen met weerstand. Onderzoek goed waaruit die weerstand bestaat en waarom mensen bijvoorbeeld de nieuwe werkwijze lastig vinden. Dat kan iets heel praktisch en rationeels zijn. Zoals de nieuwe wekelijkse deadline voor het verzamelen en invoeren van gegevens in het systeem valt net op de vrije middag waarin je voor de kinderen zorgt. Heb hiernaast begrip voor de impact van een reorganisatie. Als je aan medewerkers vraagt: wat vind je leuk aan je werk, is het antwoord vaak: mijn collega’s. Dus als mensen op een andere plek komen te zitten, betekent dat veel. Als je de weerstand goed ontrafelt, kun je hierop inspelen met een communicatie-aanpak op maat.
3: Ga voor kwaliteit van de online dialoog
Als je aan de slag gaat met veranderingen, is het samen nadenken en betekenis geven aan de ontwikkelingen van cruciaal belang. Online is dat toch een stuk moeilijker. Aan de andere kant zijn er (inmiddels) legio brainstormmogelijkheden via online tools. Besteed dus veel aandacht aan de kwaliteit van de online dialoog. Besef dat het voorbereiden van een goede sessie eerder meer dan minder tijd kost dan een fysieke brainstorm. Verplaats je bij de opbouw van de sessie en de tools die je inzet goed in je doelgroep. Hoe zorg je voor zoveel mogelijk interactie? Doen bijvoorbeeld veel introverte mensen mee? Zet tools in die het makkelijk maken digitaal input te geven zonder het woord te hoeven nemen, zoals een poll. Ook de chat is voor veel mensen laagdrempeliger. Verder is de spanningsboog online kort, dus zorg voor veel variatie in het programma. Of verdeel de brainstorm in deelsessies op verschillende momenten.
4: Bedenk van te voren wat je met ideeën doet
Het is een van de gouden regels van participatie: laat mensen alleen meedenken als er ook echt de ruimte is om met ideeën aan de slag te gaan. Besef dat, zeker een online bijeenkomst, enorm veel output kan opleveren. Dat is natuurlijk wat je graag wil, maar houd op voorhand rekening met dit scenario. Hoe ga je vervolgens verder met die ideeën? Wie betrek je daarbij? Hoe laat je zien wat ermee is gebeurd? Richt je deze opvolging niet goed in, zijn mensen teleurgesteld. Je zet dan drie stappen terug in de organisatieverandering, terwijl het doel juist is vooruit te komen. Zorg ook voor extra positieve feedback aan degenen die actief meedenken. Dat is altijd van belang, maar juist op afstand nog meer om mensen gemotiveerd te houden.
5: Maak het makkelijk met communicatie
Mensen volgen vaak (onbewust) de makkelijkste weg. Zo ook in communicatie: maak het mensen makkelijk. Richt de interne sociale platformen zo in, dat informatie over veranderingen snel te vinden is. Zorg ervoor dat die informatie volledig, helder en up-to-date is. Besteed hierbij aandacht aan het verhaal van de verandering via verschillende communicatiemiddelen goed neerzetten. Het is vaak een hele uitdaging om mensen goed te laten begrijpen waarnaar de organisatie toe wil en waarom. Zorg ook voor een slimme tijdlijn in je communicatie. Informeer alle collega’s op dezelfde dag via een webinar over de grote ontwikkeling. Zet de sessie daarna snel online zodat mensen die er niet live bij konden zijn hem kunnen nakijken. Organiseer de dag erna kleine online bijeenkomsten in teams om verder na en door te praten. Juist die snelle opvolging en met je eigen collega’s betekenis geven aan wat er is verteld, geeft veel extra meerwaarde.
Nog een laatste tip, voor iedereen interessant:
6: Organiseer weetings (walking meetings), of in goed Nederlands: wandeloverleg
Het goede een-op-een-gesprek: dat is wat veel mensen nu missen. Ook is het met thuiswerken extra belangrijk genoeg te bewegen en regelmatig een frisse neus te halen. Dus: spreek af voor een wandeloverleg. Doe dat met iemand uit je team, je project of uit je netwerk. Of nodig iemand uit die je nog niet zo goed kent, maar wel wilt leren kennen, bijvoorbeeld omdat je een klik voelde tijdens een online meeting. Gegarandeerd dat je met nieuwe energie thuiskomt. Zie je het niet zitten met iemand af te spreken? Spreek dan een overlegmoment af, doe je oortjes in, wandel allebei in je eentje en praat ondertussen bij. Dan heb je toch je frisse neus te pakken.