Communicatie in zelfsturende organisaties; focus op echte verbinding

1.     Ken je organisatie

Van een hiërarchische organisatie naar zelfsturing is een ingrijpende verandering. Het is daarom goed om (opnieuw) bewust te kijken naar het soort organisatie waarmee je te maken hebt. Kijk ook naar je collega’s: zelfsturing wordt vaak ingevoerd in zorgorganisaties. Als je daar werkt, houd je van het werken met mensen. Je bent sociaal en hebt oog voor je medemens. De tone of voice en communicatievormen moeten hierbij aansluiten. Storytelling – gericht op de menselijke kant – heeft in een zorgorganisatie een grote kans om succesvol te zijn.

2.     Het belangrijkste kader

Een veelgehoorde tegenstelling: zelfsturing vraagt om kaders. Communicatieprofessionals hebben een rol in hét belangrijkste kader: de missie, visie en kernwaarden van de organisatie. Kennen de medewerkers de ambitie van de organisatie? In hoeverre zijn visie en missie verweven in het DNA en hebben zij gevoel bij de kernwaarden? En is het voor medewerkers duidelijk wat een zelfsturende organisatie van hen vraagt? En welk gedrag daarbij hoort, en of dat anders is dan dat ze nu doen? En wat is de rol van het management?

3.     Urgentie en noodzaak

Wat is het doel van de invoering van zelfsturing in de organisatie? Het gaat in veel gevallen niet (alleen) om een bezuiniging, maar juist om een verandering in gedrag en cultuur. Voor welk probleem zijn zelfsturende teams een oplossing? Soms zijn organisaties zichzelf een beetje kwijtgeraakt en heeft niemand meer scherp waarom ze de dingen doen die ze doen. Er wordt niet met trots gesproken over het mooie werk dat iemand, samen met zijn collega’s doet. Er is weinig ‘bezieling’ in de organisatie. Vanuit gedragswetenschap weten we ook dat het gedrag van mensen alleen verandert als zij de aanleiding ook echt zelf voelen. Sluit met communicatie aan op de leefwereld van de medewerkers. Waarvoor komen zij elke morgen hun bed uit?

4.     Verbinding tussen bestuur en medewerkers

Zelfsturende teams hebben als risico dat ze als eilandjes gaan opereren. Teams raken verwijderd van de organisatie. Ze weten niet goed wat er buiten hun team en in de rest van de organisatie gebeurt. Zonder directe manager is er geen ‘lijm’ tussen management en medewerkers of tussen de teams onderling. We weten ook dat veranderingstrajecten succesvoller zijn als ze in interactie tussen management en medewerkers tot stand komen. Erik Reijnders schreef erover in het boek ‘Interne communicatie voor de professional’. Hij schetst de ontwikkeling van interne communicatie: van actie naar interactie en van middelen naar mensen. Treffender kan hij het wat ons betreft niet verwoorden. Fysieke communicatie- en participatiemomenten zijn in zelfsturende organisaties superbelangrijk, blijkt ook uit het trendonderzoek interne communicatie 2019.

5.     Waardering en erkenning

In hiërarchische organisaties is het beoordelen van het functioneren een taak van de direct leidinggevende. Voor medewerkers natuurlijk het liefst in positieve zin; het uitspreken van waardering of het geven van een compliment. In een zelfsturend team is er geen direct leidinggevende die ziet wat medewerkers (goed) doen. Bestuurders zitten te ver op afstand. Het niet voelen van erkenning en waardering heeft een negatief effect op de motivatie en betrokkenheid van teams. Als communicatieprofessional maak je het verschil door momenten te creëren voor het vieren van successen en het uiten van erkenning en waardering. Ook kun je medewerkers faciliteren zodat ze elkaar makkelijker (positieve) feedback geven.