1. Begin op tijd

Het lijkt zo’n dooddoener. Maar er komt zoveel kijken bij het organiseren van een groot event, dat je echt de tijd moet kunnen nemen. Bij de Nieuwe Sluis startten we in de zomer van 2023, dus bijna anderhalf jaar voor de opening, met de aanbesteding voor een evenementenbureau. De eerste aanzet voor de gastenlijst maakten we in januari 2024.

2. Knip je project op

Het organiseren van een groot evenement is prima op te delen in deelprojecten. Dat maakt de enorme berg werk een stuk overzichtelijker. Benoem een verantwoordelijke voor bijvoorbeeld het afstemmen van de gastenlijst, het managen van de media-aandacht, de productie van communicatiemiddelen, de interne communicatie, de afstemming met het evenementenbureau en allerlei samenwerkingspartners. Zorg er dan wel voor dat al die trekkers elkaar goed op de hoogte houden.

3. Vlieg hulptroepen in

Je kunt niet alles zelf. En er zijn dingen die een ander beter kan dan jij. Huur dus specialisten in als je die nodig hebt en zorg dat daar ook budget voor is. Bij de Nieuwe Sluis hadden we de luxe van een evenementenbureau dat ons veel werk uit handen nam. En een actief betrokken aannemer, maar dan nog was het organiseren van de opening (en aansluitend een open dag en personeelsfeest) een enorme klus.

5. Betrek je collega’s

Voor je het weet zit je zelf tot over je oren in het evenement, maar hebben je collega’s geen idee waar je mee bezig bent. Deel dus waar je mee bezig bent en haal ideeën en behoeften van je collega’s op. Wij namen de stand van zaken mee in de tweewekelijkse interne nieuwsbrief, maar dat was eigenlijk te weinig. Achteraf hadden we vaker in gesprek kunnen gaan met de collega’s, door bijvoorbeeld aan te sluiten bij werkoverleg. Of meer gebruik kunnen maken van de lijnorganisatie door de managers in te zetten in de interne communicatie.

6. Bouw ruimte in, ook voor jezelf

Houd er rekening mee dat je de laatste paar weken omkomt in het werk. Er is altijd te veel dat op het laatste moment nog moet gebeuren. Zorg dat je in die periode niet ook in je privéleven een hectische tijd beleeft (al kan je dat niet altijd voorkomen) en schakel bewust af en toe een dagje af. Zo houd je het makkelijker vol tot het eind.

7. Kijk verder dan de deadline

Neem in je planning ook de werkzaamheden ná het project mee. Zoals de communicatie over het evenement, het delen van foto’s en een aftermovie, het versturen van bedankkaartjes, het opmaken van de eindafrekeningen en het plannen van evaluaties.

Heb je in jouw organisatie hulp nodig bij een groot project of evenement? We denken graag met je mee!

En ben je benieuwd hoe de opening van de Nieuwe Sluis eraan toe ging? Lees dan hier verder, of bekijk de aftermovie.