5 tips voor interne communicatie in de coronacrisis

1. Houd contact!

De eerste week stond in het teken van de systemen. Zijn er voldoende thuiswerklicenties, werken de digitale vergadersystemen? Maar dat is bij de meeste bedrijven inmiddels op orde. Nu de situatie langer duurt, wordt steeds duidelijker dat thuiswerken pittig is voor medewerkers. Gebrek aan persoonlijk contact, de kinderen thuis, zorgen om de gezondheid van naasten; er speelt nogal wat. Er is veel druk om alle ballen hoog te houden. Het werk is belangrijk, maar het welzijn van de medewerkers ook. Dus houd contact! Geef ruimte aan persoonlijke omstandigheden, praat met elkaar over hoe het gaat. Breng de collega’s met elkaar in contact, bijvoorbeeld door vaker te overleggen, maar korter. Houd een blog bij op intranet, vier verjaardagen online of breng (op veilige afstand) een attentie langs.

2. Leidinggevende centraal

Ben je leidinggevende of teamleider? Dan besteed je nu waarschijnlijk nog meer dan gebruikelijk aandacht aan interne communicatie. Medewerkers hebben zorgen of vragen en ontvangen hun informatie graag direct van hun eigen leidinggevende. Hiermee ben jij een belangrijke schakel in de organisatie. Je brengt informatie over aan de medewerkers en signaleert waar behoefte aan is. Contact houden is nu misschien wel het belangrijkste aspect van je werk. Hebben jouw medewerkers de middelen om goed te werken? De informatie die ze nodig hebben? Zitten zij lekker in hun vel? Een wekelijkse belronde, online teamoverleggen, een blog op intranet; zo blijft iedereen betrokken. Werk daarvoor indien mogelijk goed samen met je afdeling HRM en Communicatie.
Is je organisatie zelfsturend? Ook dan geldt dat jouw rol – als een van de weinige leidinggevenden – heel belangrijk is! Zorg dat je zichtbaar bent en leg je oor te luister. Desnoods via een corona-contactpersoon binnen elk team.

3. Verschillende communicatiemiddelen

In de gewone werksituatie ‘stroomt’ informatie makkelijker: via een praatje bij de koffieautomaat en in spontane overleggen op de gang. Je steekt je hoofd even bij iemand binnen en praat elkaar even bij. Dat mist nu allemaal. Alleen een bericht op intranet met werkgerelateerde informatie is niet voldoende. Zorg voor een goede mix. Telefoon, email, intranet en vergeet ook niet de offline middelen: een brief van de directie of een attentie voor de medewerkers geven een persoonlijk tintje.

4. Teamoverleg 2.0

Om contact te houden, kun je bellen. Maar bij een overleg met meerdere mensen, is digitaal overleggen met video toch fijner. Er zijn allerlei mogelijkheden dit zelf te regelen of jouw organisatie richt een tool voor videobellen in. Belangrijk is om het gesprek te structureren, zodat niet iedereen door elkaar praat. Een aantal tips:

• Eén iemand coördineert, zit de vergadering voor. Wil je meningen peilen? Geef ieder teamlid dan even het woord.
• Een duidelijke agenda. Heb je verschillende punten om te bespreken, maak dan een agenda of presentatie en deel deze op het scherm. Zo houd je controle.
• Spreek af dat mensen hun microfoon dempen als ze niet aan het woord zijn. En gebruik oortjes of een headset. Zo voorkom je gestommel of geluiden op de achtergrond.

5. Crisis!?

Heb je een functie waarbij acute afstemming nodig is? Zorg dan voor een centrale ruimte waar alle benodigde informatie te vinden is. Plan dagelijks vaste korte momenten om elkaar bij te praten over de laatste stand van zaken, bijvoorbeeld na elke dienst/shift. Heb je te maken met verschillende diensten of afdelingen? Zorg dan voor een digitale update. Let op dat informatie niet vanzelf stroomt en dat dus wel degelijk actie nodig is om iedereen op de hoogte te houden. Crisiscommunicatie is topsport. We staken onze duim al omhoog voor alle mensen die in deze coronacrisis hard werken op communicatiegebied.