De Zeeuwse verpleeg- en verzorgingshuizen en thuiszorgorganisaties (kortweg: VVT) trekken samen op in de strijd tegen het coronavirus. SVRZ beantwoordt namens alle Zeeuwse zorgorganisaties de persvragen. Aan het begin van de coronacrisis kwamen er zóveel vragen binnen dat de adviseurs niet meer aan hun ‘gewone’ werk toekwamen. Zij vroegen Lievens om de woordvoering op te pakken namens de VVT.
Informatie verzamelen
Bij het beantwoorden van persvragen over zo’n gevoelig onderwerp namens dertien verschillende partijen komt veel afstemming kijken. Daarom was het uitgangspunt van de mediastrategie om zo min mogelijk verrast te worden. Informatie verzamelen, ook wel big data genoemd, was hierin belangrijk. Zo kregen we grip op wat zich binnen en buiten de verpleeg- en verzorgingshuizen afspeelde. Deze data was essentieel om de communicatieboodschap af te stemmen. Hiermee kunnen we het communicatieprobleem beter begrijpen, een advies hardmaken en/of KPI’s koppelen aan een communicatieplan of -oplossing.
Monitoring
Één van de manieren van data verzamelen was het monitoren van wat er in de media gezegd werd. Hieraan gaven we duiding en voorspelden we persvragen. Deze analyses deelden we met alle partijen en op de lastigste vragen formuleerden we alvast een antwoord. Kwamen er toch andere vragen binnen, dan stelden we een conceptantwoord of een Q&A op en stemden deze af met de adviseurs van de andere partijen. En als het nodig was, bijvoorbeeld voor radio of tv, ondersteunden we de bestuurders bij de woordvoering. Als derde maakten we wekelijks een dashboard van het aantal zieke, herstelde en overleden cliënten. Dit dashboard stuurden we, voorzien van een kernboodschap, naar de media.
Besmettingen
In de zomer van 2020 leek het dat het ergste achter de rug was, maar helaas raakten er in het najaar weer veel ouderen besmet. Omdat de communicatieadviseurs voor de zekerheid een vinger aan de pols hielden, kon de VVT de communicatie snel weer opschalen. Nu is het weer zomer en is het dan écht zo ver: alle cliënten en medewerkers die dat wilden, en konden, zijn gevaccineerd en zijn er nauwelijks meer besmettingen. Anouk en Matthanja nemen afscheid van een bijzondere opdracht.
Weinig besmettingen betekent nauwelijks persvragen
Matthanja: “We hielden wekelijks een overzicht bij van het aantal besmettingen onder cliënten. En dat was vaak schrikken. Iedere week hoop je dat je minder besmettingen kan melden dan de week ervoor, maar we zagen de cijfers tot de kerst alleen maar oplopen. Dankzij de vaccinaties namen vanaf begin 2021 week na week het aantal besmettingen af. Eind mei 2021 ging het nog maar om een enkele besmetting. Wat een opluchting! Weinig besmettingen betekent nauwelijks persvragen en dat hield in dat ons werk erop zat. En daar kunnen we in dit geval alleen maar blij om zijn.”
Anouk: “Als een van mijn eerste projecten bij Lievens was dit gelijk een heftige, maar ook een mooie ervaring. Je wordt nog meer geconfronteerd met de druk in de zorg en het verdriet. En daarnaast bied je ondersteuning aan de communicatieadviseurs die de hulp goed kunnen gebruiken. Dit is een schoolvoorbeeld van de voordelen van openheid en samenwerken. Het is een heel fijn gevoel daaraan een bijdrage geleverd te hebben.”
Intense coronatijd
Het was een intense periode voor de sector. Voor de cliënten, de naasten en vrijwilligers, de zorgmedewerkers, maar ook voor het kantoorpersoneel. En voor ons. Omdat het voor het eerst was dat de communicatieadviseurs van de zorgorganisaties samenwerkten op zo’n serieus en intensief dossier, vroegen we de betrokken journalisten om feedback op onze aanpak.
Jannes Goedbloed
Jannes Goedbloed, redacteur en verslaggever bij Omroep Zeeland: “De centrale berichtgeving vanuit de Zeeuwse verpleeg- en verzorgingshuizen heb ik als zeer prettig ervaren. De weergave van cijfers was duidelijk en erg nuttig voor onze publicaties. Bijzonder prettig was ook de weergave van de cijfers per gemeente. Dit maakte het voor ons ook mogelijk om de regionale spreiding weer te geven in een infographic. Verder was het voor ons ook zeer handig dat er één aanspreekpunt was voor alle Zeeuwse ouderenzorgorganisaties. Dankzij deze aanpak was de communicatie effectief, efficiënt en konden we de lijntjes kort houden. Kortom: wat mij betreft was deze aanpak zeker voor herhaling vatbaar!”
Theo Giele
Ook Theo Giele, journalist bij de PZC is positief over de samenwerking: “Om een algemeen beeld te krijgen van de gevolgen van corona voor de Zeeuwse verpleeghuizen is het goed één aanspreekpunt te hebben. Dat scheelt heel wat telefoontjes naar alle afzonderlijke instellingen. En mocht er aanleiding toe zijn, kunnen we altijd nog organisaties apart benaderen. Dankzij het wekelijkse dashboard met coronacijfers dat de Zeeuwse verpleeghuizen gezamenlijk publiceerden, waren we als Zeeuwse pers niet afhankelijk van de landelijke instanties.”
Samenwerking
Voor de zorgorganisaties was er een bijkomende winst, vertelt Marije Jongepier, communicatieadviseur bij zorgorganisatie SVRZ: “De gezamenlijke coronacommunicatie binnen de VVT in Zeeland heeft ervoor gezorgd dat we als communicatieadviseurs elkaar gevonden hebben! Tijdens de heftige coronaperiode was het fijn te ervaren dat je een klankbord had. Nu het rustiger wordt krijgen we tijd om de samenwerking voort te zetten voor andere communicatie-onderwerpen.”
Bij Lievens zijn we blij dat we op deze manier een klein beetje hebben kunnen bijdragen. Want ook al is de zorg natuurlijk het állerbelangrijkste en primaire proces, transparante en open communicatie over de ontwikkelingen rondom corona is ook onmisbaar.
We schreven eerder al over coronacommunicatie, dat artikel lees je hier.